Een zorg minder met de @VO-hosting service!
Een schoolinformatiesysteem neemt een centrale plaats in op een hedendaagse school. Tot een aantal jaren geleden was een schoolinformatiesysteem vaak een uitgebreide kaartenbak maar tegenwoordig is er voornamelijk sprake van digitale schoolinformatiesystemen. In deze informatiesystemen worden niet alleen alle personalia en plaatsingsgegevens geadministreerd, ook resultaten en absentiegegevens worden bijgehouden. Dit betekent dat de medewerkers van de school 24 uur per dag onafhankelijk van hun locatie over het systeem moeten kunnen beschikken. Omdat de leerling tegenwoordig digitaal wordt ‘gevolgd’ dient ook voor leerlingen en ouders het systeem toegankelijk te zijn.
Hoe zorgt u er nu voor dat 24 uur per dag locatie onafhankelijk deze toegang op een veilige manier kunt garanderen? Als antwoord op deze vraag biedt Simac de @VO-hosting service.
@VO als centraal schoolinformatiesysteem
@VO is een product van Simac Onderwijs en is een functioneel volledig en technisch geheel state-of-the-art schooladministratiesysteem voor onderwijsinstellingen van het Voortgezet Onderwijs. @VO is de centrale gegevensbron in de school waarin alle gegevens van de school geregistreerd worden, zowel voor personeel als leerlingen. Om management, administratie, docenten en leerlingen toegang te geven tot @VO levert Simac Onderwijs de aanvullende producten My@VO en Webportaal.
My@VO is speciaal ontwikkeld om docenten, begeleiders en management toegang te geven tot @VO. De docent heeft een eigen dashboard met functionaliteit en heeft zo de beschikking over de gegevens van de leerlingen aan wie hij of zij les geeft. Op deze manier kan de docent eenvoudig absenties en resultaten invoeren. My@VO is een internet gebaseerde toepassing waardoor de docenten en mentoren plaats- en tijdonafhankelijk met My@VO kunnen werken.
@VO-webportaal is een toepassing die geheel aansluit bij op de onderwijspraktijk van de eenentwintigste eeuw. In @VO-webportaal wordt informatie uit verschillende bedrijfssystemen gericht aangeboden via internet. Zo wordt er uit @VO afkomstige informatie voor leerlingen, ouders, personeel, bestuur en externe instanties gepubliceerd in het Webportaal. Via het webportaal kunnen leerlingen en ouders rechtstreeks inzage hebben in up-to-date informatie zoals administratieve gegevens, cijfers, absentie en het rooster.
Wat betekent hosting van @VO voor mij?
Het hosten van de complete @VO-omgeving betekent dat het niet meer nodig is om een server te hebben binnen de school. Simac zorgt dat u vanaf elke locatie kunt werken met @VO, My@VO en Webportaal. Naast het inrichten van de @VO-omgeving beheren wij ook de centrale @VO-hosting omgeving. Hierdoor blijft beschikbaarheid van de apparatuur en informatie gewaarborgd. Dit alles wordt geboden conform een Service Level Agreement waarin alle afspraken, verantwoordelijkheden, diensten zoals helpdesk en technische ondersteuning zijn vastgelegd.
Ook updates worden in overleg geïnstalleerd zodat direct de nieuwe functionaliteit beschikbaar is, waarbij het zelfs mogelijk is om de updates eerst in een testomgeving te installeren en uit te proberen alvorens definitief te implementeren. Op deze manier profiteert u van een optimaal beschikbare @VO-omgeving en kunnen uw beheerders zich concentreren op hun andere taken.
De oplossing
De @VO hosting service is een webgebaseerde oplossing. Dit betekent dat @VO via een internetbrowser benaderbaar is. Dit brengt een aantal grote voordelen met zich mee. Zo hoeft op de PC van de eindgebruiker geen software geïnstalleerd te worden om met de applicatie te kunnen werken. Dit brengt een enorme besparing met zich mee bij het werkplekbeheer binnen de school. Tevens kan de applicatie vanuit huis of vanuit een willekeurige andere locatie via het internet benaderd worden. Natuurlijk is het transport van de data hierbij beveiligd! Er gaan immers vertrouwelijke gegevens over het internet. Alle gegevens worden versleuteld zodat het onmogelijk is voor onbevoegden om gegevens van de school in te zien. Standaard voorzien alle webbrowsers in SSL-encryptie zodat ook voor de beveiliging geen specifieke software noodzakelijk is.
Als laatste stap in de beveiliging zorgen wij ook voor een dagelijkse back-up van alle gegevens in de @VO-database.
Beveiliging toegang tot @VO-omgeving
Aangezien My@VO toegang biedt tot vertrouwelijke informatie in de @VO-database is het raadzaam om de toegang tot deze applicatie extra te beveiligen. Toegang op basis van de combinatie gebruikersnaam en wachtwoord kan onvoldoende blijken wanneer My@VO over het internet ter beschikking wordt gesteld. Om deze reden kiezen veel scholen ervoor om de toegang tot My@VO te verlennen door middel van een hardware token.
De hardware token is een klein apparaatje van het type sleutelhanger-formaat en genereert iedere keer bij het inschakelen of drukken op een knopje een wachtwoord in de vorm van een zescijferige code dat op een eenvoudig display wordt getoond. Dit wachtwoord is iedere keer anders en hoeft dus niet door de gebruiker te worden onthouden. De gebruiker maakt verbinding met de My@VO applicatie en krijgt een inlogscherm. In het inlogscherm voert de gebruiker zijn gebruikersnaam en het bijbehorende wachtwoord plus zescijferige code in. Vervolgens wordt door de software gecontroleerd of de ingevoerde gegevens juist zijn en krijgt de docent of begeleider toegang tot My@VO.
Naast een beveiligde toegang tot My@VO voor het personeel is het ook mogelijk om leerlingen op een beveiligde manier toegang te verlenen tot @VO-Webportaal. Het gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord is niet meer voldoende. Het wachtwoord is vaak te raden, te kraken, af te luisteren of wordt zelfs opgeschreven. Een onbevoegd persoon zou dus zomaar de gegevens van de leerling kunnen bekijken. En dit is natuurlijk niet wat u wilt! Daarom is een beveiligde toegang noodzakelijk en is ook hier het transport van de data beveiligd in de vorm van het versleutelen van gegevens, zodat het onmogelijk wordt voor onbevoegden om gegevens van de leerling in te zien.
Meer informatie?
Uw account manager bij Simac kan u meer vertellen over @VO-hosting service. Neem daarom voor meer informatie contact op met Simac Onderwijs tel. 0348 457500.